始末書と念書はどう違う?

念書とは、後日のための証拠として念のために書き記し、相手に渡しておく文書のことです。

作成する目的や用途はシーンによってさまざまですが、たとえば遅刻を繰り返した場合や、無断欠勤した場合などに、もう二度と規則違反は起こさないと約束した旨を明記して手渡したりします。

そのため、不祥事を起こした際に作成する始末書と混同されがちですが、懲戒的な意味合いが強く、社内でも公式の文書として取り扱われる始末書に対し、念書はそれほど強制的なものではなく、構成もごくシンプルです。

もともと念書は協議したことなどを書き留めておく覚書に近い文書であり、始末書のように不始末を詫びたり謝罪することを目的としたものではないので、社内での扱いもさほど重いものとは言えません。

ただ、企業においては、主に社内ルールや規則、約束などに反した場合に提出を求められることが多いため、始末書同様、反省と謝罪の意味を込めて作成する書類という面では共通しています。

また、念書を提出した後、同じ過ちを再度繰り返した場合、懲戒処分の対象となる可能性もあるので、たかが念書と思わず、再発防止に努めることが大切です。

なお、念書は以下8つの項目によって主に構成されています。

  1. 表題(念書)
  2. 当事者(約束履行者)の氏名
  3. 相手の氏名(約束履行される者)
  4. 履行年月日
  5. 場所
  6. 内容
  7. 念書作成日
  8. 署名・捺印

ちなみに、念書は当事者が相手に対して一方的に作成・提出するものなので、覚書や契約書のように双方でサインを取り交わすことはありません。

ただ、念書そのものに法的効力はないため、より強い効力を持たせたい場合は、双方の同意のもと、両者の署名・捺印が必要となります。